Настройка отчета по штатному расписанию с отсутствиями сотрудников

В отчете по штатному расписанию требуется вывести информацию о количестве отсутствующих сотрудников по позициям «штатки». Отсутствующие работники – те, кто на дату формирования отчета находятся в отпуске, на больничном и т.д.

Разберем, как настроить отчет по штатному расписанию с выводом количества отсутствующих работников в разрезе сотрудников и позиций «штатки».

За основу возьмем типовой отчет Анализ штатного расписания (Кадры – Кадровые отчеты – Отчеты по штатному расписанию) и внесем следующие изменения в него:

• В структуре отчета сгруппируем записи по Позициям и Сотрудникам
• Настроим пользовательское поле для подсчета отсутствующих работников и выведем его в отчет.
• Отключим вывод лишних полей, которые не требуются в рамках нашей задачи. Например, ФОТ.

Разберем настройку отчета более детально.

Откроем форму Изменения варианта отчета (Настройки – Расширенный режим – Еще – Настройки для технического специалиста).

В ЗУП 3.1.18 и более ранних версиях форма Изменения варианта отчета открывается по команде Еще – Прочее – Изменить вариант отчета.

В окне структуры отчета укажем группировки по полям Позиция и Сотрудник.

Для группировки Позиция на вкладке Дополнительные настройки установим флажок Расположение итогов и выберем значение Начало.

На вкладке Пользовательские поля создадим новое поле-выражение по кнопке Добавить.

Отсутствующими будем считать работников, кто находится в ежегодном отпуске и болеет. Укажем формулы пользовательского поля:

• Для детальных записей:

Выбор
	Когда Представление(Состояние) = "Болезнь" Или Представление(Состояние) = "Отпуск основной"
		Тогда [Занята постоянно]
	Иначе 0
Конец

• Для итоговых записей:

Сумма (Выбор
		Когда Представление(Состояние) = "Болезнь" Или Представление(Состояние) = "Отпуск основной"
			Тогда [Занята постоянно]
		Иначе 0
	Конец)

При копировании формулы с сайта в ЗУП 3.1, может нарушиться формат кавычек. В этом случае при записи формулы будет выдаваться ошибка. Чтобы ее устранить нужно удалить кавычки в окне редактирования формулы и поставить их заново вручную.

Если в формулу потребуется добавить другие отсутствия, это можно сделать через конструкцию ИЛИ. Например, если добавить вид отсутствия Дополнительный отпуск, формулы будут выглядеть так:

Для детальных записей:

Выбор
	Когда Представление(Состояние) = "Болезнь" Или Представление(Состояние) = "Отпуск основной" Или Представление(Состояние) = "Дополнительный отпуск"
		Тогда [Занята постоянно]
	Иначе 0
Конец

Для итоговых записей:

Сумма(Выбор
		Когда Представление(Состояние) = "Болезнь" Или Представление(Состояние) = "Отпуск основной" Или Представление(Состояние) = "Дополнительный отпуск"
			Тогда [Занята постоянно]
		Иначе 0
	Конец)

Список названий основных видов отсутствий в ЗУП 3.1:

• Простой, отстранение по вине работника
• Простой, отстранение по вине работодателя
• Простой, отстранение, не зависящий от работодателя и работника
• Отсутствие по невыясненным причинам
• Отпуск основной
• Дополнительный отпуск
• Дополнительный отпуск (неоплачиваемый)
• Отпуск учебный оплачиваемый
• Отпуск учебный неоплачиваемый
• Отпуск по уходу за ребенком
• Командировка
• Отсутствие с сохранением оплаты
• Выполнение государственных обязанностей
• Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)
• Дополнительные выходные дни не оплачиваемые
• Прогул
• Вынужденный прогул
• Отпуск на санаторно-курортное лечение
• Болезнь
• Болезнь без оплаты
• Отпуск по беременности и родам
• Отпуск неоплачиваемый по разрешению работодателя
• Отпуск неоплачиваемый по законодательству

Добавим пользовательское поле в список выводимых полей на вкладке Поля для группировки Отчет.

Сбросим флажок напротив группы полей ФОТ, т.к. они нам не требуются в отчете.

После завершения настройки в отчете появится колонка Отсутствует, в которой будет подсчитываться количество работников, отсутствующих на дату формирования отчета.

См. также:

• Как сохранить понравившийся вариант отчета?

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email