«Полный» перенос данных из ЗУП 2.5 в ЗУП 3 — подробное описание

Типовой функционал ЗУП 3 позволяет выполнить начальный перенос данных из программы редакции 2.5. Одним из вариантов переноса является так называемый «полный» перенос данных. Рассмотрим подробнее, какая именно информация, и куда загружается при выполнении такого варианта переноса данных.

Общие сведения

Какие данные загружаются

При полном варианте переноса данных потребуется указать год, с которого требуется переносить расчетные данные в ЗУП 3. В ЗУП 3 будут загружены сведения о произведенных расчетах за весь период с указанного года.

При полном переносе в ЗУП 3 будут загружены следующие данные:

• справочная информация – наполнение справочников Организации, Подразделения, Должности, Графики работы, Физические лица, Сотрудники;
• кадровые данные – переносятся вся кадровая история непосредственно в кадровые документы (Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнение);
• сведения о произведенных начислениях и удержаниях – загружаются в документ Перенос данных (с кодом ЗП и НЗП) за весь период с того года, который был указан при выполнении переноса;
• виды начисления и удержания – переносятся все виды начисления и удержания, назначенные в плановом порядке в кадровых документах, а также виды начисления и удержания, присутствующие в документе Перенос данных (с кодом ЗП и НЗП);
• настройки кадрового учета и расчета зарплаты – программа на основании переносимых сведений выполняет только те настройки, которые может вычислить на основании этих данных;
• сведения о взаиморасчетах с сотрудниками – переносятся все сведения о взаиморасчетах за период с года, указанного при выполнении переноса;
• данные для расчета среднего заработка – данные для расчета общего среднего заработка (отпускных, командировок и т.п.) переносятся за полтора предыдущих года, а для исчисления пособий, рассчитываемых по среднему заработку (больничные, отпуск по уходу за ребенком и т.п.) за 3 предыдущих года;
• данные по НДФЛ и страховым взносам – переносятся сведения за период с года, указанного при выполнении переноса.

В какие объекты происходит загрузка данных

При «полном» переносе сведения загружаются либо непосредственно в учетные документы, либо в документы Перенос данных.

Используются следующие учетные документы:

• документы Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнение;
• Отпуск по уходу за ребенком;
• документы журнала Алименты и другие удержания;
• Заявления на вычеты;
• Договоры (в т.ч. авторские);
• Займы сотрудникам.

Довольно существенный объем сведений из ЗУП 2.5 загружается в документ Перенос данных (Администрирование — См. также — Переносы данных). Эти документы имеют буквенные номера, по которым можно понять какие данные содержит каждый из документов:

Коды, которые применяются при обоих вариантах переноса данных:

• РКД, РОтп – реестр кадровых приказов для карточки Т-2;
• ЗП_ СЗО, ЗП_СЗФСС — исходные данные для расчета среднего заработка (сведения о годовых премиях загружаются в документ с кодом ЗП_ГП);ИЛ – расчеты по удержаниям по исполнительным документам;
• НДФЛ – данные налогового учета по НДФЛ;
• ПСС – пособия по социальному страхованию, для отражения в 4-ФСС;
• СВ – данные учета по страховым взносам;
• ДнСост – сведения об отсутствиях сотрудников;
• РВ – рабочее время, зарегистрированное документом Табель;
• ОСО – данные для расчета остатков отпусков;
• ЗП – данные о начислениях и удержаниях;
• НЗП – данные о начислениях и удержаниях по сотрудникам, исходные данные для отчетов по зарплате;
• ЗС — расчеты по займам сотрудникам;
• ВЗ – данные по взаиморасчетам с сотрудниками (начислено, выплачено).

Перенос справочной информации

«Полный» перенос данных в ЗУП 3.1 предполагает загрузку следующих справочных сведений из ЗУП 2.5:

• Справочник Организации — загружаются сведения обо всех организациях, учет по которым велся в ЗУП 2.5: наименования, регистрационные сведения (ИНН, КПП, ОГРН и прочие коды), адреса и телефоны, ответственные лица, основные настройки учетной политики;
• Справочник Подразделения, Графики работы, Должности — переносятся все подразделения, графики и должности.
• Справочник Сотрудники — загружаются сведения обо всех сотрудниках, которые присутствуют в переносимых кадровых документах и документах Перенос данных;
• Справочник Физические лица — переносятся сведения о тех физических лицах, по которым загружен соответствующий элемент справочника Сотрудники, а также физические лица, присутствующие в документах Перенос данных.
• справочники Начисления и Удержания – переносятся виды начислений и удержаний, которые назначены сотрудникам в плановом порядке в перенесенных кадровых документах, а также виды начисления и удержания, которые присутствуют в документах Перенос данных (с кодом ЗП и НЗП).

Например, если у сотрудника в ЗУП 2.5 было назначено плановое начисление Оклад по дням, то в ЗУП 3 ему не будет подставлено аналогичное предопределенное начисление (Оплата по окладу), а будет создано новое. В результате появятся два по смыслу одинаковых начисления.

Необходимо проверить настройки и расчет этих созданных видов начислений (можно сравнить с аналогичными предопределенными начислениями). Предопределенные начисления обычно имеют буквенный код, а вновь созданные при переносе цифровой код.

Плановые начисления, которые не назначены на момент переноса, но действовавшие ранее, и разовые начисления, по которым в 2.5 что-то начислялось, также будут перенесены в ЗУП 3.1 на основании сведений из документа Перенос данных, в который загружается информация о произведенных начислениях (подробнее о структуре этого документа будет рассказано ниже).

Перенос настроек кадрового учета и расчета зарплаты

По сравнению с «рекомендованным» переносом данных, в котором загружался только срез данных на дату переноса, в рамках «полного» переноса «переезжает» большее количество сведений. Поэтому у программы есть больше возможностей для определения настроек программы.

Например, поскольку происходит перенос данных об истории начисленной зарплаты (эта информация загружается в документы Перенос данных — подробно о нем чуть ниже), то программа имеет возможность на основании загруженных начислений определить некоторые начальный настройки. Если в этих данных программа обнаружит начисления за командировку или за работу в выходные и праздничные дни, то в настройках расчета зарплаты автоматически будут установлены соответствующие флажки.

Такой перенос настроек в рамках «полного» переноса данных, может привести к подключению тех возможностей программы, которые нет необходимости использовать в текущем учете. Поэтому при необходимости можно вручную убрать функции, которые не требуются в учете.

Аналогичный принцип заполнения и у прочих настроек расчета зарплаты, кадрового учета и учетной политики. Для заполнения настроек программа берет сведения из документов Перенос данных, из переносимых кадровых документов, сведений о плановых начислениях и удержаниях, а также из справочников.

Например, если в ЗУП 2.5 на момент переноса присутствует сотрудник-сдельщик, то информация о его плановом начислении загрузится в кадровые документы и соответствующий флажок будет установлен в настройках расчета зарплаты.

Ещё один пример – это сотрудники, работающие на неполной ставке. Если такие сотрудники присутствуют на момент переноса, то неполное количество ставок будет также отражено в переносимых кадровых документах и в настройках кадрового учета автоматически установится флажок Используется работа на неполной ставке.

Стоит иметь ввиду, что возможности учета ЗУП 3 более широкие, чем в ЗУП 2.5, следовательно, в ЗУП 3 присутствуют настройки, которых не было в 2.5. Поэтому может потребоваться ручной ввод некоторых настроек расчета зарплаты, кадрового учета и учетной политики.

Перенос кадровых данных и сведений о плановых начислениях

«Полный» перенос данных предполагает перенос всей кадровой истории из ЗУП 2.5 непосредственно в кадровые документы 1С ЗУП 3. Просмотреть эти документы можно в журнале документов Все кадровый документы (Кадры – Все кадровые документы).

В этих документах содержатся следующие сведения:

• занимаемые сотрудниками позиции;
• используемые графики работы;
• право на отпуска;
• количество занимаемых ставок;
• вид занятости;
• плановые начисления – при «полном» переносе в ЗУП 3 загружаются все плановые начисления, которые когда-либо назначались сотрудникам в плановом порядке.

Отдельно стоит отметить, что сведения о работниках, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, переносятся непосредственно в документ Отпуск по уходу за ребенком.

Также в отдельный документ «приезжают» и сведения по договорам ГПХ – журнал документов Договоры (в т.ч. авторские). Загружаются документы за весь период с того года, который был указан в настройках полного переноса данных.

• вариант выплаты аванса — если в ЗУП 2.5 в справочнике Сотрудники для работника была заполнена фиксированная сумма аванса, то в ЗУП 3.1 для такого сотрудника в документе Прием на работу также установится Фиксированный аванс. Если фиксированная сумма в 2.5 на заполнена, то подставится вариант Расчетом за первую половину месяца.
  Также в ЗУП 3.1 возможен ещё один способ расчета аванса Процентом от тарифа. Если требуется назначить сотруднику именно такой вариант расчета аванса, то можно использовать документ Изменение аванса (ввести его на первое число месяца, с которого начинается учет в ЗУП 3.1).

• сведения о трудовом договоре.

Стоит понимать, что вся эта информация загружается не в виде среза на дату переноса, а в полном объеме, т.е. по сути переносится вся история изменений перечисленных сведений. Также в ЗУП 3.1 загружается кадровая информация и обо всех уволенных сотрудниках, т.е. переносимых сведений будет довольно много. Поэтому время переноса и объем базы может получиться намного больше, чем при «рекомендованном» переносе данных.

Формирование сведений в штатном расписании после переноса

После выполнения «полного» переноса в ЗУП 3.1 формируется штатное расписание, но формируется оно на основании сведений о занятых штатных единицах.

Например, если в ЗУП 2.5 в штатном расписании в подразделении «Ателье» было предусмотрено 3 единицы для должности «Швея», но на момент переноса было только два сотрудника на этой позиции, то в ЗУП 3.1 в штатном расписании для позиции «Швея»/«Ателье» будет предусмотрено именно 2 единицы.

Поэтому после выполнения «полного» переноса требуется дозаполнить сведения в штатном расписании, если текущая штатная расстановка и штатное расписание не совпадают.

После выполнения «полного» переноса в разделе Кадры может не отображаться ссылка на справочник Штатное расписание, хотя перенос был выполнен. Чтобы Штатное расписание стало доступно для просмотра, следует в настройках кадрового учета установить флажок Ведется штатное расписание (раздел меню Настройка — Кадровый учет — ссылка Штатное расписание).

Также именно в штатное расписание загружается информация о наличии «вредных»/«тяжелых» позициях, по которым необходимо начислять дополнительные взносы. Если в организации на момент переноса данных трудится сотрудник в должности, для которой предусмотрено исчисление дополнительных взносов, то эта информация будет перенесена в соответствующую позицию штатного расписания.

И именно на основании этих сведений в настройках учетной политики (справочник Организации — вкладка Учетная политика и другие настройки — Учетная политика) будет установлен флажок Есть сотрудники с правом досрочного выхода на пенсию. И возможно будет установлен флажок Применяются результаты специальной оценки условий труда, если при переносе присутствует сотрудник, для штатной единице которого задан класс условий труда.

Перенос сведений о плановых удержаниях

Сведения о действующих плановых удержаниях в ЗУП 3.1 загружаются через соответствующие документы журнала Алименты и другие постоянные удержания (Зарплата — Удержания).

Например, если на момент переноса данных в ЗУП 2.5 у сотрудника было действующее удержания по исполнительному листу, то в ЗУП 3.1 будет создан документ Исполнительный лист с аналогичными сведениями для расчета.

Ещё один пример – это удержание добровольных страховые взносы в ПФР. Если в ЗУП 2.5 такой вид удержания действует для сотрудника на момент переноса данных, то в ЗУП 3.1 будет создан специализированный документ Удержание добровольных страховых взносов.

Сведения о действующих займах при «полном» переносе загружаются в ЗУП 3.1 в соответствующий журнал документов – Займы сотрудникам (Зарплата — См.также). Визуально эти документы выглядят непроведенными, однако если посмотреть движения по регистрам в этих документах, то можно убедиться в том, что они присутствуют и займы будут рассчитываться при начислении зарплаты.

Также в документах Перенос данных (Администрирование – см. также – Переносы данных), о котором речь пойдет чуть ниже, присутствуют сведения об истории выполненных удержаний по займам. Эта информация содержится в документах с номером ЗС.

Если же речь идет о каком-то произвольном плановом удержании, для которого нет соответствующего документа в ЗУП 3.1, то в справочнике Удержания будет создан новый вид удержания, а также сформируется документ в журнале Алименты и другие удержания, которым это удержание планово назначится для сотрудника.

Периодические или разовые удержания, не назначенные в плановом порядке на момент переноса, но по которым ранее выполнялись удержания, также будут перенесены в ЗУП 3.1.

Перенос сведения о расчетах с сотрудниками

История взаиморасчетов с сотрудниками за период, указанный в помощнике переноса данных, загружается в документы с номером ВЗ. Благодаря тому, что переносятся все сведения о взаиморасчетах за период, в зарплатных отчетах ЗУП 3 есть возможность отслеживать историю сальдо по сотрудникам за период переноса.

Например, перенос выполняется на начало апреля. Зарплата за март выплачивается 05.04. Если в ЗУП 2.5 на момент переноса провести выплату мартовской зарплаты, то в мартовский документ Перенос данных с номером ВЗ будут загружены сведения об этой выплате.

В этом случае рекомендуется перед переносом не проводить в 2.5 выплаты за март в апреле, чтобы по сотрудниками присутствовала задолженность за март на момент переноса. В результате появится необходимость уже на стороне ЗУП 3.1 ввести в апреле Ведомость… на выплату мартовской зарплаты.

С одной стороны, это кажется неудобным, однако это необходимо, поскольку в ЗУП 3 в документе Ведомость… произойдет не только отражение факта выплаты зарплаты за март, но и удержание исчисленного в марте НДФЛ (факт удержания НДФЛ в апреле за март не перенесется даже, если в ЗУП 2.5 апрельскую выплату за март оставить проведенной).

Однако перенос полной истории взаиморасчетов по всем сотрудникам (даже уволенным), а не остатков по взаиморасчетам только работающих сотрудников, как это происходит при «рекомендованном» переносе, может привести к переносу «несуществующих» задолженностей в связи с ошибками учета в ЗУП 2.5.

Если такая ситуация сложилась, то скорректировать задолженность по сотруднику можно непосредственно документом Перенос данных. Корректировка выполняется по следующим регистрам накопления:

• Зарплата к выплате – на основании остатков в этом регистре формируется сумма для заполнения документов Ведомость…;
• Взаиморасчеты с сотрудниками – по остаткам в этом регистре формируется сальдо по взаиморасчетам с сотрудниками в зарплатных отчетах ЗУП.

Стоит иметь ввиду, что движения «приход» увеличивают задолженность перед сотрудником, а «расход» наоборот, отражают факт списания задолженности. Учитывая это, при необходимости следует скорректировать «несуществующие» остатки.

Стоит заметить, что в ЗУП 3 для регистрации факта выплаты зарплаты используется несколько видов документов Ведомость… в зависимости от способа выплаты. Если в ЗУП 2.5 для сотрудника был заполнен лицевой счет, то в ЗУП 3 для такого сотрудника будет установлен способ выплаты зарплаты Зачислением на карточку (справочник Сотрудники — форма элемента – ссылка Выплаты и учет затрат).

В этом случае факт выплаты зарплаты такого сотрудника в ЗУП 3 следует регистрировать документом Ведомость в банк.

Сведения о выполненных начислениях и удержаниях за период переноса

«Полный» перенос, в отличие от переноса «рекомендованного», предполагает загрузку сведений о выполненных в периоде переноса начислениях и удержаниях. Эта информация хранится в документах Перенос данных, которые имеют следующие номера:

• ЗП – в этом документе сведения загружаются в регистр расчета Начисления и Удержания. Перенос этих сведения, в частности, позволит учитывать начисления и удержания за прошлые периоды в текущих расчетах.

Например, при начислении премии за год. Если перенос выполнен на начало апреля 2018 года, то при начислении годовой премии будет учтен заработок сотрудников за 2017. Эти сведения программа возьмет именно из документов Перенос данных с номером ЗП.

• НЗП – в этих документах хранятся сведения о начислениях, удержаниях и отработанном времени, которые будут использоваться для формирования зарплатных отчетов за период переноса (Расчетный листок; Полный свод начислений, удержаний и выплат; Анализ зарплаты по сотрудникам и т.п.).

Сведения для расчета среднего заработка

Информация для расчета среднего заработка переносятся в документы, имеющие следующие номера:

• ЗП_СЗО – документы содержат информацию об отработанном времени и начислениях, которая будет использоваться в ЗУП 3.1 при расчете отпускных, командировок и прочих случаях, в которых начисляется сохраняемый средний заработок (кроме случаев начисления пособий).  Сведения за каждый месяц загружаются в отдельный документ.

Данные об отработанном времени заполняются в регистре накопления Данные о времени для расчета среднего (общий), а сведения о начислениях в регистре накопления Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий).

• ЗП_СЗФСС – документы содержат информацию о начислениях и о «выпадающих» периодах (болезнь, отпуск по уходу и др.), которая будет использоваться для расчета пособий, рассчитываемых по среднему заработку (больничные, отпуск по уходу за ребенком). На каждый месяц также создается отдельный документ.

Кроме сведений о начислениях и времени в этом документе в регистре накоплений Данные страхователей для расчета среднего заработка (ФСС) может содержаться информация о заработке сотрудников с предыдущих мест работы, если эти сведения заполнялись в ЗУП 2.5 в документе Справка других страхователей о заработке.

При «полном» переносе данных происходит загрузка сведений о среднем заработке за период, начиная с года, который был указан в помощнике начального переноса.

Данные учета по НДФЛ и страховым взносам

Заявления на вычеты по НДФЛ

Сведения о вычетах, которые в ЗУП 2.5 настраивались на уровне справочника Сотрудники в ЗУП 3.1 загружаются в отдельные документы в журнале Заявления на вычеты (Налоги и взносы – Заявления на вычеты).

Данные по НДФЛ, страховым взносам и пособиям

Сведения данные о доходах, исчисленных страховых взносах и исчисленном, удержанном и перечисленном НДФЛ, а также о примененных вычетах загружаются в документы Перенос данных с кодами СВ, НДФЛ. При «полном» переносе эти данные загружаются в ЗУП 3 за период, начиная с года, который был указан в помощнике начального переноса, а не только за текущий год, как это было при «рекомендованном» переносе.

Поскольку при «полном» переносе данных происходит загрузка сведений за довольно продолжительный период, то в ЗУП 3.1 могут попасть и ошибки учета НДФЛ из ЗУП 2.5. Например, если в 2.5, был отражен исчисленный НДФЛ, но по какой-то причине он не был удержан, то при заполнении Ведомости… в ЗУП 3.1 эта задолженность появится.

В рассматриваемом примере перенос был выполнен на апрель 2018 года и за-за ошибок ведения учета в 2.5 оказалось, что за 2016 год по некоторым сотрудникам не был удержан НДФЛ. Эти сведения появились в Ведомости… на выплату зарплаты за март, которая вводится в 3.1.

В данном случае можно внести «фиктивный» документ Ведомость… на конец 2016 года, в котором подбором добавить таких сотрудников. Программа именно в этом документе произведет удержание НДФЛ за 2016 год и уже в Ведомость… за март 2018 года НДФЛ за 2016 год не загрузится.

Однако, такой вариант не всегда подходит. Поскольку может быть обратная ситуация, когда из-за ошибок учета исчисленный НДФЛ оказался меньше, чем удержанный. В этом случае придется выравнивать сальдо вручную документом Перенос данных, либо заказывать внешнюю обработку, которая сделает это автоматически.

Подобные ситуации (похожая проблема может возникнуть и со сведениями о взаиморасчетах с сотрудником) и являются основным недостатком «полного» переноса данных. Чем больше загружается сведений, тем больше вероятность переноса учетных ошибок, которые придется выявлять и исправлять.

Также стоит отметить, что в документ с кодом ПСС загружаются сведения о пособиях за счет ФСС, которые были начислены в периоде переноса. Эти сведения также используются для заполнения регламентированных отчетов (4-ФСС, ЕРСВ).

Прочие сведения в документах «Перенос данных»

• ОСО – в документах с этим кодом содержатся сведения о фактических отпусках сотрудников. На основании этих данных рассчитывается остаток отпусков по сотрудникам, а также заполняются сведения в кадровых отчетах по отпускам (например, Справка об остатках отпусков).

В параметрах учета ЗУП 2.5 присутствовала настройка для выбора того, какими документами регистрировать уменьшение остатка отпуска, кадровыми или расчетными. В связи с этим могли возникать ситуации, когда учет остатков велся неправильно. Поэтому, учитывая, что при «полном» переносе загружаются сведения о фактических отпусках за весь период, а не срез остатков на дату переноса, как при «рекомендованном», вероятность загрузки ошибочных сведений выше.

Следует проверить остатки по всем сотрудникам и при необходимости скорректировать их документом Ввод остатков отпусков.

• ИЛ – в этот документ загружаются сведения о суммах удержанных по исполнительным листам. Информация используется для расчета исполнительных листов в случае удержания до определенной суммы, а также для заполнения печатной формы Карточка учета исполнительных документов с оплатой и для формирования отчета Исполнительные листы, соглашения об оплате алиментов и др.
• ЗС – содержит сведения об истории выполненных удержаний по займам за период переноса данных. Эта информация учитывается при расчете удержаний по займам для определения момента прекращения удержаний по займам, а также для формирования отчетов по займам.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email