«Рекомендованный» вариант переноса данных из ЗУП 2.5 в ЗУП 3 — подробное описание

Типовой функционал ЗУП 3 позволяет выполнить начальный перенос данных из программы редакции 2.5. Одним из вариантов переноса является так называемый «рекомендованный» перенос данных (его также называют «перенос остатков» или «краткий перенос»). Рассмотрим подробнее какая именно информация, и куда загружается при выполнении такого варианта переноса данных.

Общие сведения

Какие данные загружаются

При рекомендованном варианте переноса данных потребуется указать месяц начала эксплуатации ЗУП 3. В ЗУП 3 будет загружен необходимый «срез» данных на дату начала месяца эксплуатации – далее эта дата в статье называется «дата начала эксплуатации» или «дата переноса».

При рекомендованном переносе в ЗУП 3 будут загружены следующие данные:

• справочная информация – наполнение справочников Организации, Подразделения, Должности, Графики работы, Физические лица, Сотрудники;
• кадровые данные и сведения о плановых начислениях сотрудников, а также остатки отпусков – переносится срез кадровой информации по состоянию на дату начала эксплуатации;
• настройки кадрового учета и расчета зарплаты – программа на основании переносимых сведений выполняет только те настройки, которые может вычислить на основании этих данных;
• сведения о взаиморасчетах с сотрудниками – остаток на дату переноса данных;
• данные для расчета среднего заработка – данные для расчета общего среднего заработка (отпускных, командировок и т.п.) переносятся за полтора предыдущих года, а для исчисления пособий, рассчитываемых по среднему заработку (больничные, отпуск по уходу за ребенком и т.п.) за 3 предыдущих года;
• данные по НДФЛ и страховым взносам – переносятся только в том случае, если перенос выполняется не с начала года, данные загружаются за период с начала года до даты переноса;

В какие объекты происходит загрузка данных

В ЗУП 3 предусмотрено несколько специализированных документов для регистрации начальных данных, в которые и происходит загрузка данных из ЗУП 2.5: это документы Начальная штатная расстановка, Начальная задолженность по зарплате, Периоды, оплаченные до начала эксплуатации. Эти документы располагаются в разделе Главное — См. также – Данные на начало эксплуатации.

Довольно существенный объем сведений из ЗУП 2.5 загружается в документ Перенос данных (Администрирование — См. также — Переносы данных). Эти документы имеют буквенные номера, по которым можно понять какие данные содержит каждый из документов:

• РКД, РОтп – реестр кадровых приказов для карточки Т-2;
• ТДК — реквизиты и данные трудовых договоров с работниками;
• ЗП_ СЗО, ЗП_СЗФСС — исходные данные для расчета среднего заработка (сведения о годовых премиях загружаются в документ с кодом ЗП_ГП);
• ИЛ – расчеты по удержаниям по исполнительным документам;
• НДФЛ – данные налогового учета по НДФЛ;
• ПСС – пособия по социальному страхованию, для отражения в регламентированной отчетности;
• СВ – данные учета по страховым взносам;
• ФОТП – сведения о предоставленных отпусках.

Часть информации загружается непосредственно в учетные документы:

• Отпуск по уходу за ребенком;
• В документы журнала Алименты и другие удержания;
• Заявления на вычеты;
• Договоры (в т.ч. авторские).

Перенос справочной информации

«Рекомендованный» перенос данных в ЗУП 3 предполагает загрузку следующих справочных сведений из ЗУП 2.5:

• справочник Организации — загружаются сведения обо всех организациях, учет по которым велся в ЗУП 2.5: наименования, регистрационные сведения (ИНН, ОГРН, ОКТМО/КПП и прочие коды), адреса и телефоны, ответственные лица, основные настройки учетной политики;
• справочники Подразделения, Должности, Графики работы — переносятся только те подразделения, должности и графики, которые используются на дату переноса;
• справочник Сотрудники — загружаются сведения о сотрудниках, у которых на момент переноса есть действующий трудовой договор или договор ГПХ;
• справочник Физические лица — переносятся сведения о тех физических лицах, по которым загружен соответствующий элемент справочника Сотрудники, а также физические лица, которые не являются актуальными сотрудниками, но информация по которым должна отразиться в регламентированной отчетности по НДФЛ и страховым взносам за текущий календарный год;
• справочники Начисления и Удержания – переносятся виды начислений и удержаний, которые назначены сотрудникам в плановом порядке. Виды начислений и удержаний, которые не были назначены в плановом порядке на момент переноса данных или разовые начисления и удержания, которые предполагается применять в учете в ЗУП 3, следует вручную создать в справочниках Начисления и Удержания.

Например, при переносе на 01 апреля в ЗУП 3 переносится информация по НДФЛ и взносам за период с начала года по 31.03 для уже уволенных на момент переноса сотрудниках. При этом сведения о самом сотруднике в справочник Сотрудники не подгружаются, а вот в справочнике Физические лица соответствующий элемент будет создан, поскольку именно в разрезе физических лиц в ЗУП хранится информация об НДФЛ и взносах.

Перенос настроек кадрового учета и расчета зарплаты

Поскольку при «рекомендованном» переносе данных не загружается информация о произведенных начислениях и удержаниях за период до начала эксплуатации в ЗУП 3, то в основном программа не может вычислить, какие настройки расчета зарплаты (Настройка — Расчет зарплаты) и кадрового учета (Настройка — Кадровый учет) следует установить.

Например, даже если в ЗУП 2.5 выполнялись начисления за работу в выходные и праздники, то сведения о начислениях за такую работу в ЗУП 3 перенесены не будут, и соответствующий флажок в настройках расчета зарплаты не установится. Поэтому рекомендуется самостоятельно просмотреть и выполнить необходимые настройки.

При этом некоторые настройки программа всё-таки сможет выполнить. Она их вычислит на основании документа Начальная штатная расстановка, а также на основании некоторых других перенесенных сведений.

Например, если в ЗУП 2.5 на момент переноса присутствует сотрудник-сдельщик, то информация о его плановом начислении загрузится в документ Начальная штатная расстановка и соответствующий флажок будет установлен в настройках расчета зарплаты.

Ещё один пример – это сотрудники, работающие на неполной ставке. Если такие сотрудники присутствуют на момент переноса, то неполное количество ставок будет отражено в документе Начальная штатная расстановка и в настройках кадрового учета автоматически установится флажок Используется работа на неполной ставке.

Перенос кадровых данных и сведений о плановых начислениях

Кадровые сведения в ЗУП 3 загружаются как срез текущей штатной расстановки на дату переноса данных. Эта информация загружается в документ Начальная штатная расстановка (Главное — См.также — Данные на начало эксплуатации). Отдельный документ формируется для каждого подразделения.

В документе содержатся следующие сведения:

• Сотрудник – загружаются сведения обо всех работающих сотрудниках по состоянию на дату переноса;
• Дата приема;
• Вид занятости;
• Должность;
• действующие плановые начисления этих сотрудников (колонка Зарплата) – при переносе данных загружаются действующие плановые начисления сотрудников. При этом программа анализирует их и пытается подобрать соответствующие «предопределенные» виды начисления, имеющиеся в ЗУП 3 в справочнике Начисления. Если аналогичный вид начисления найти не удается, то создается новый вид начисления. Разовые начисления, которые использовались в 2.5, и предполагается использовать в ЗУП 3, необходимо описать в справочнике Начисления самостоятельно.

• Количество ставок;
• способ выплаты аванса – если в ЗУП 2.5 в справочнике Сотрудники для работника была заполнена фиксированная сумма аванса, то в ЗУП 3 для такого сотрудника также установится Фиксированный аванс. Если фиксированная сумма в 2.5 не заполнена, то подставится вариант Расчетом за первую половину месяца. Также в ЗУП 3 возможен ещё один способ расчета аванса Процентом от тарифа. Если требуется, его можно здесь же указать для сотрудника;
• График работы;
• Отпуска – в этой колонке заполняются сведения об остатках отпусков по сотрудникам в разрезе их рабочих лет, а также сведения о праве сотрудника на отпуск(а).

В ЗУП 2.5 сотруднику могло быть определено плановое начисление для оплаты по тарифным разрядам и указан разряд.

При выполнении рекомендованного переноса этот вид расчета в ЗУП 3 загрузится, и он будет назначен сотруднику в плановом порядке, однако при этом не установится ни тариф, ни разряд.

В ЗУП 3, чтобы появилась возможность указывать разряд, необходимо в настройках расчета зарплаты установить флажок Используются тарифные группы. После этого следует описать тарифную группу (справочник Тарифные группы), указав разряды и их тарифы.

Затем, чтобы в документе Начальная штатная расстановка появилась возможность указать разряд, требуется для соответствующей позиции штатного расписания выбрать тарифную группу.

Далее следует установить сотруднику основной вид начисления, для которого автоматически подгрузится соответствующий тариф. В рассматриваемом случае выберем предопределенный вид начисления Оплата по часовому тарифу, который имеет показатель ТарифнаяСтавкаЧасовая. Значение этого показателя заполнится автоматически на основании тарифа выбранного разряда.

Некоторая часть кадровой информации при «рекомендованном» переносе загружается в документ Перенос данных. Это связано с тем, что при «рекомендованном» варианте переноса не происходит загрузка самих кадровых документов, в которых обычно и хранятся сведения трудового договора, а также реквизиты кадровых приказов, необходимых для вывода в личной карточке Т-2.

Эти кадровые сведения загружаются в документы Перенос данных со следующими номерами:

• ТДК – документ содержит сведения о трудовом договоре с работником. Обычно эти сведения содержатся в  документе Прием на работу, но поскольку перенос кадровых документов при рекомендованном переносе не происходит, эти сведения загружаются в документ Перенос данных с номер ТДК;
• РКД – документ содержит реестр кадровых приказов. На основании этих данных происходит заполнение раздела III.Прием на работу и переводы на другую работу печатной формы Личная карточка (Т-2);
• РОтп — документ содержит реестр отпусков. На основании этих данных происходит заполнение раздела VIII. Отпуск печатной формы Личная карточка (Т-2).

Перенос сведений по сотрудникам, работающим по договору ГПХ

При выполнении рекомендованного переноса данных из 1С ЗУП 2.5 в 1С ЗУП 3 происходит перенос следующей информации по сотрудникам, работающим в рамках договора ГПХ:

1. По действующим (на момент переноса) договорам ГПХ: «приезжают» сведений о сотрудниках и физических лицах, сами договоры ГПХ, остатки по взаиморасчетам и, если перенос выполняется не на начало года, то ещё «приезжают» сведения по НДФЛ и страховым взносам с начала года.
2. По договорам, прекращенным на момент переноса (например, договор с 01.03 по 31.03, а перенос на 01.04) переносятся: физические лица и сведения по НДФЛ и страховым взносам с начала года.

Например, у сотрудника в ЗУП 2.5 был оформлен договор ГПХ на срок с 01.03.2018 по 30.04.2018.

Далее за Март выполнено само начисление по этому договорнику.

Выплачиваться это вознаграждение сотруднику должно было в апреле (10.04.2018). Но на 01.04.2018 был выполнен рекомендованный перенос. На момент переноса по этому сотруднику есть задолженность, и она будет перенесена в документ Начальная задолженность по зарплате.

Эти сведения будут учтены при заполнении ведомости на выплату зарплаты.

При этом стоит учитывать, что в ЗУП 3 загружается и сам сотрудник (в справочник Сотрудники), и сведения по действующему договору ГПХ (журнал документов Договоры в т.ч. авторские).

Формирование штатного расписания

Штатное расписание в ЗУП 3 из ЗУП 2.5 не переносится, а  заполняется в ЗУП 3 на основании перенесенных данных о штатной расстановке сотрудников.

Например, если в ЗУП 2.5 в штатном расписании в подразделении «Ателье» было предусмотрено 3 единицы для должности «Швея», но на момент переноса было только два сотрудника на этой позиции, то в ЗУП 3 в штатном расписании для позиции «Швея»/«Ателье» будет предусмотрено именно 2 единицы.

Поэтому после выполнения «рекомендованного» переноса требуется дозаполнить сведения в штатном расписании, если текущая штатная расстановка и штатное расписание не совпадают.

Так же в штатное расписание загружается информация о наличии «вредных»/«тяжелых» условий труда для позиций, по которым необходимо начислять дополнительные взносы. Если в организации на момент переноса данных трудится сотрудник в должности, для которой предусмотрено исчисление дополнительных взносов, то эта информация будет перенесена в соответствующую позицию штатного расписания.

Из ЗУП 2.5 переносится только Код позиции списка из справочника должностей, Код условий труда, который в ЗУП 2.5 задавался в штатном расписании – не переносится, эту информацию необходимо ввести в ЗУП 3 вручную.

Стоит заметить, что после выполнения переноса подключается упрощенный вариант ведения штатного расписания, без сохранения истории изменения штатного расписания. Подключить ведение истории изменения штатного расписания можно в настройках кадрового учета (Настройка — Кадровый учет — Настройка штатного расписания).

Перенос сведений о плановых удержаниях

Сведения о действующих плановых удержаниях в ЗУП 3 загружаются через соответствующие документы журнала Алименты и другие постоянные удержания (Зарплата — Удержания).

Например, если на момент переноса данных в ЗУП 2.5 у сотрудника было действующее удержания по исполнительному листу, то в ЗУП 3 будет создан документ Исполнительный лист с аналогичными сведениями для расчета.

Отметим, что сведения о суммах, фактически удержанных по исполнительным листам загружаются в документ Перенос данных с кодом ИЛ. Эта информация используется для расчета исполнительных листов в случае удержания до предела, а также для заполнения печатной формы Карточка учета исполнительных документов с оплатой и для формирования отчета Исполнительные листы, соглашения об оплате алиментов и др.

Рассмотрим другой пример переноса плановых удержаний – перенос удержания добровольных страховых взносов в ПФР. Если в ЗУП 2.5 такой вид удержания действует для сотрудника на момент переноса данных, то в ЗУП 3 будет создан специализированный документ Удержание добровольных страховых взносов.

Сведения о действующих займах при «рекомендованном» переносе не загружаются в ЗУП 3. Их необходимо внести самостоятельно. Для этого следует воспользоваться документами из журнала Займы сотрудникам (Зарплата — См. также — Займы сотрудникам). Чтобы этот журнал документов был доступен в настройках расчета зарплаты (Настройка — Расчет зарплаты) следует установить флажок Выдаются займы сотрудникам.

Если же речь идет о каком-то произвольном плановом удержании, для которого нет отдельного специализированного документа в ЗУП 3, то в справочнике Удержания будет создан новый вид удержания, а также сформируется документ в журнале Алименты и другие удержания, которым это удержание будет назначено для сотрудника.

Удержания, которые не были назначены в плановом порядке на момент переноса данных или разовые удержания, которые предполагается применять в учете, следует вручную создать в справочнике Удержания.

Перенос сведений о расчетах с сотрудниками

История взаиморасчетов с сотрудниками за период до даты начала эксплуатации в ЗУП 3 не переносится. Загружается остаток по взаиморасчетам на дату переноса. Этот остаток загружается в документ Начальная задолженность по зарплате (Главное — Данные на начало эксплуатации).

Например, если в ЗУП 2.5 зарплата за март 2018 года выплачивается в апреле 2018 (от 05.04.2018), то при переносе данных на 01.04.2018 в документ Начальная задолженность по зарплате будет загружена информация о задолженности по сотрудникам на 01.04.2018. Эта задолженность будет загружена даже в том случае, если в ЗУП 2.5 уже проведен апрельский документ Зарплата к выплате с выплатой задолженности за март.

Поэтому в данном случае в ЗУП 3 необходимо будет документом Ведомость… ещё раз отразить факт выплаты зарплаты за март.

Стоит заметить, что в ЗУП 3 для регистрации факта выплаты зарплаты используется несколько видов документов Ведомость… в зависимости от способа выплаты. Если в ЗУП 2.5 для сотрудника был заполнен лицевой счет, то в ЗУП 3 для такого сотрудника будет установлен способ выплаты зарплаты Зачислением на карточку (справочник Сотрудники — форма элемента – ссылка Выплаты и учет затрат).

В этом случае факт выплаты зарплаты такого сотрудника в ЗУП 3 следует регистрировать документом Ведомость в банк.

Если лицевой счет сотрудника в ЗУП 2.5 заполнен не был, то в ЗУП 3 для него будет применяться способ выплаты Через кассу.

Перенос сведений об отсутствующих сотрудниках

Для корректного расчета заработной платы необходима информация об отсутствующих сотрудниках. Если информация об отсутствии была введена в ЗУП 2.5 до переноса данных, но это отсутствие продолжается и после даты начала эксплуатации, то сведения о таких отсутствиях переносятся в специализированный документ Периоды, оплаченные до начала эксплуатации (Главное — Данные на начало эксплуатации). Он содержит сведения об отсутствиях, начисления по которым уже выполнены в ЗУП 2.5, но которые продолжают действовать в ЗУП 3.

Например, если перенос выполняется на 01.04.2018 и в ЗУП 2.5 в марте 2018 были начислены отпускные за период с 19.03.2018 по 15.04.2018, то сведения об отсутствии сотрудника в период с 01.04.2018 по 15.04.2018 в связи с отпуском будут перенесены в документ Периоды, оплаченные до начала эксплуатации:

Сведения о работниках, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, переносятся не в документ Периоды, оплаченные до начала эксплуатации, а непосредственно в документ Отпуск по уходу за ребенком:

Сведения для расчета среднего заработка

Информация для расчета среднего заработка загружается в документы Перенос данных, имеющие следующие номера:

• ЗП_СЗО – документы содержат информацию об отработанном времени и начислениях. Эти сведения будут использоваться в ЗУП 3 при расчете отпускных, командировок и прочих случаях, в которых начисляется сохраняемый средний заработок (кроме случаев начисления пособий).  Сведения за каждый месяц загружаются в отдельный документ.

Данные об отработанном времени заполняются в регистре накопления Данные о времени для расчета среднего (общий), а сведения о начислениях в регистре накопления Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий):

• ЗП_ГП – сведения о начисленной годовой премии загружаются в отдельный документ Перенос данных;

• ЗП_СЗФСС – документы содержат информацию о начислениях и о «выпадающих» периодах (болезнь, отпуск по уходу и др.), которая будет использоваться для расчета пособий, рассчитываемых по среднему заработку (больничные, отпуск по уходу за ребенком). В ЗУП 3 передаются сведения за три предыдущих года. На каждый месяц также создается отдельный документ.

Кроме сведений о начислениях и времени в этом документе в регистре накоплений Данные страхователей для расчета среднего заработка (ФСС) может содержаться информация о заработке сотрудников с предыдущих мест работы, если эти сведения заполнялись в ЗУП 2.5 в документе Справка других страхователей о заработке.

Данные учета по НДФЛ и страховым взносам

Заявления на вычеты по НДФЛ

Сведения о вычетах, которые в ЗУП 2.5 настраивались на уровне справочника Сотрудники в ЗУП 3 загружаются в отдельные документы, доступные в журнале Заявления на вычеты (Налоги и взносы – Заявления на вычеты).

Данные по НДФЛ, страховым взносам и пособиям с начала года

В случае выполнения рекомендованного переноса не начало года, данные по НДФЛ, взносам и пособиям за счет ФСС загружаются в ЗУП 3 за период с начала года до даты переноса данных. Данные загружаются в документы Перенос данных с кодами:

• СВ – данные по страховым взносам;
• НДФЛ – данные по НДФЛ;
• ПСС –   сведения о пособиях за счет ФСС, которые были начислены за период с начала года до месяца, на котором был выполнен перенос данных, эти сведения необходимы для заполнения регламентированных отчетов.

Такой принцип загрузки позволяет выполнять перенос данных «рекомендованным» способом не только в начале года, но и с любого другого месяца. Все необходимые данные для расчета НДФЛ, страховых взносов и заполнения регламентированных отчетов, которое производится нарастающим итогом с начала года, будут загружены в эти документы.

Например, если выполнить перенос данных на 01.04, то сведения перенесутся за три месяца (январь, февраль, март):

Если перенос данных выполняется, например, на 01.04, а зарплата за март выплачивается в апреле, то, соответственно, и НДФЛ с зарплаты за март удерживается в апреле. Даже, если в ЗУП 2.5 этот факт удержания уже был отражен, то в ЗУП 3 он не загрузится, поскольку будут загружены данные только до 01.04.

Поэтому в ЗУП 3 удержание НДФЛ за март необходимо отразить ещё раз документом Ведомость…. Так как из ЗУП 2.5 в 3 загружается начальная задолженность перед сотрудниками (для рассматриваемого примера это будет задолженность за март), то документ Ведомость… можно будет заполнить автоматически. При этом будет заполнена не только сумма к выплате, но и НДФЛ к перечислению. Это и есть НДФЛ за март, который зарегистрируется, как удержанный.

Остатки по НДФЛ на начало года

В случае выполнения рекомендованного переноса на начало года, например, на 01.01.2018, выполняется перенос сведений об исчисленном и удержанном НДФЛ за декабрь 2017 года. Эта информация понадобится в том случае, если выплата и соответственно удержание НДФЛ с декабрьских начислений происходит в январе следующего года.

Однако, в текущих релизах ЗУП (3.1.3.253 и 2.5.123.1) для корректного использования этих сведений требуется небольшое редактирование перенесенных сведений. Рассмотрим на примере.

Сотруднице Одуванчиковой О.О. за декабрь 2017 года был начислен оклад и компенсация отпуска. При начислении декабрьской зарплаты был исчислен НДФЛ с зарплаты (дата получения дохода 31.12.2017) и с компенсации (дата получения дохода=дата планируемой выплаты 10.01.2018).

Таким образом всего при выплате зарплаты за декабрь 2017 года (выплата производится 10.01.2018) по этой сотруднице должно быть удержано 22 848 руб. = 3 068 руб. + 19 780 руб.

Сведения об этом исчисленном НДФЛ будут загружены в документы Перенос данных – приходные движения по регистру Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ.

Однако вместе со сведениями об исчисленном НДФЛ приезжает информация ещё и об удержанном НДФЛ в декабре за ноябрь. В результате при заполнении ведомости на выплату декабрьской зарплаты, у сотруднице Одуванчиковой сумма НДФЛ к удержанию будет заполнена за минусом этого ноябрьского НДФЛ.

Чтобы к удержанию встала правильная сумма НДФЛ, необходимо из документа Перенос данных удалить расходные движения со сведения об удержанном НДФЛ за ноябрь и перезаполнить Ведомость…

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email