Внешний отчет от Бухэксперт8 для расшифровки показателей 6-НДФЛ в ЗУП 3.1

С 2023 года учет по НДФЛ в ЗУП 3.1 заметно усложнился – изменились законодательные правила и алгоритмы учета программы. В статье мы предлагаем внешний отчет, который поможет проверить 6-НДФЛ. Внешний отчет компактно отображает детализацию показателей Раздела 2 отчета 6-НДФЛ в разрезе сотрудников. Это поможет быстрее отловить возможные ошибки при заполнении квартальных и годовых отчетов.

Скачать внешний отчет расшифровки 6-НДФЛ

Как работает отчет

Отчет выводит расшифровку показателей доходов, вычетов и НДФЛ из Раздела 2 6-НДФЛ. Отчет формируется за выбранный отчетный период. Для каждого сочетания «регистрация в ИФНС + ставка налога + КБК» формируется отдельная таблица отчета. Данные в таблице выводятся с детализацией по сотрудникам.

Перед тем, как формировать отчет, нужно учесть два правила:

• Назначение доработки – расшифровка регламентированного отчета, поэтому для правильной работы отчета возможны только 4 периода. Они совпадают с отчетными периодами для 6-НДФЛ – 1 квартал, полугодие, 9 месяцев, год. Если формировать Расшифровку 6-НДФЛ за другие периоды – смысл отчета пропадает.

• В отчете есть 4 обязательных параметра — Организация, Дата подписи, Регистрация в налоговом органе, Форма отчета. Если хотя бы один из них их не указать — отчет не сформируется.

Параметр Форма отчета необходимо указать, что выбрать правильный вариант заполнения расшифровки отчета.

Значение поля Форма отчета зависит от формы 6-НДФЛ, которая применялась для анализируемого отчетного периода.

Параметр Форма отчета необходимо выбирать вручную. В случае неправильного его указания – отчет выдаст соответствующее сообщение.

Большинство показателей во внешнем отчете выводятся по тому же принципу, что и по кнопке Расшифровать в форме 6-НДФЛ.

Отличие внешнего отчета от типовых расшифровок 6-НДФЛ:

• Можно сверить математику в расчете НДФЛ по людям – для этих целей в отчет добавлены поля Расчетный НДФЛ и Погрешность

• Удобно работать – не нужно каждый раз вызывать команду расшифровки для показателей 6-НДФЛ

Отчет Расшифровка 6-НДФЛ не выводит данные конкретного заполненного отчета 6-НДФЛ – он собирает данные по тем же правилам, что и 6-НДФЛ. Например, если после заполнения 6-НДФЛ изменились данные в учете НДФЛ, внешний отчет покажет актуальную информацию.

Чтобы показатели внешнего и регламентированного отчетов рассчитались одинаково, в отчетах должны совпадать 5 параметров:

• Организация
• Отчетный период
• Регистрация в налоговом органе
• Дата подписи на титульном листе 6-НДФЛ и Дата подписи в настройках внешнего отчета
• Выбранная Форма отчета в Расшифровке 6-НДФЛ должна соответствовать форме, по которой заполнен регламентированный отчет.

Алгоритмы ЗУП 3.1 при заполнении первичных и корректирующих 6-НДФЛ различаются, если по окончании отчетного периода задним числом были зарегистрированы перерасчеты — Корректировочный 6-НДФЛ учитывает доходы отчетного периода до даты заполнения отчета (ЗУП 3.1.14.208). Показатели внешнего отчета рассчитываются по правилам формирования первичного 6-НДФЛ. Поэтому при наличии перерасчетов задним числом — показатели корректирующего 6-НДФЛ, если это не годовой отчет, не будут совпадать с внешним отчетом Расшифровка 6-НДФЛ.

Колонки внешнего отчета Расчетный НДФЛ и Погрешность предназначены для проверки исчисленного налога в 6-НДФЛ по каждому сотруднику. Если КС в 6-НДФЛ для исчисленного налога не совпадают – внешний отчет поможет найти сотрудников с ошибками. В нем по соответствующим строкам будет показана Погрешность.

Расчетный НДФЛ для каждой строки таблицы, в том числе для строки Итого, определяется математическим путем по формуле [(Сумма дохода – Сумма вычетов) * Ставка/100]. Величина Погрешности – это разница значений [Расчетный НДФЛ – НДФЛ исчисленный].

Наличие суммы в поле Погрешность в размере 1 руб. по каждой строке — не ошибка. Расхождения могут возникать за счет округлений.

С какими показателями 6-НДФЛ сопоставляются данные внешнего отчета

Набор колонок и состав показателей Расшифровки 6-НДФЛ будет отличаться в зависимости от отчётного периода. В таблице указано, какие строки 6-НДФЛ соответствуют показателям внешнего отчета.

Если для какого-то из перечисленных показателей в отчётном периоде рассчиталось нулевое значение – колонка с показателем в отчете Расшифровка 6-НДФЛ не отображается. Такой отбор задан по умолчанию в Расширенном варианте настроек на вкладке Структура.

Особенности отражения перерасчетов во внешнем отчете

У отчета есть важная особенность при отображении сторно доходов и НДФЛ, если перерасчет – сторно дохода и налога зарегистрирован после окончания отчетного периода. Здесь алгоритм точно такой же, как при заполнении первичного отчета 6-НДФЛ. В зависимости от отчетного периода результаты перерасчетов отражаются по-разному:

• В отчет за 1 квартал, полугодие и 9 месяцев перерасчеты не попадают. Параметр Дата подписи в настройках отчета на отображение перерасчетов никак не влияет.

Похожие правила заполнения реализованы в программе для первичного отчета 6-НДФЛ. Перерасчеты задним числом в первичном отчете за промежуточные отчетные периоды не отражаются. Такие перерасчеты покажет только корректирующий отчет — Корректировочный 6-НДФЛ учитывает доходы отчетного периода до даты заполнения отчета (ЗУП 3.1.14.208)

• Когда период отчета – год, перерасчеты попадут во внешний отчет, если Дата подписи в параметрах отчета больше или равна дате регистрации перерасчета.

В противном случае перерасчет в Расшифровке 6-НДФЛ не учтется.

Годовой 6-НДФЛ будет заполняться по аналогичному принципу – сторно дохода и налога задним числом в 6-НДФЛ программа учтет, только если дата на титульном листе будет указана не ранее даты регистрации перерасчёта.

Как подключить внешний отчет

Подключить внешний отчет может пользователь с полными правами – профиль Администратор. Для работы с отчетом другим пользователям дополнительные роли назначать не требуется. Отчет будет доступен всем, у кого есть права на работу с типовым 6-НДФЛ.

Подключение отчета по шагам:

Шаг 1. Включим использование внешних отчетов и обработок – установим флажок Дополнительные отчеты и обработки в разделе Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки.

Шаг 2. По ссылке Дополнительные отчеты и обработки откроем окно со списком отчетов и обработок, добавим новую строку по кнопке Добавить из файла.

Шаг 3. Согласимся с предупреждением безопасности.

Шаг 4. Выберем файл с отчетом .

Шаг 5. По кнопке Записать сохраним вариант, который сгенерирует программа по умолчанию.

Шаг 6. По кнопке Изменить включим режим редактирования варианта отчета.

Шаг 7. В поле Описание укажем, для чего нужен отчет. На вкладке Пользователи отметим флажками пользователей, которым будет доступен новый отчет.

Шаг 8. На вкладке Разделы отметим разделы программы, где будет размещен отчет. Запишем вариант.

Наш отчет появился в Отчетах по налогам и взносам – можно пользоваться.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email